Az Informatika a Nemzeti Közszolgálatban és Könyvtárakban Alapítvány
Leltározási és Selejtezési Szabályzata

 
A leltár olyan tételes kimutatás, amely egy adott időpontban az alapítvány eszközeit mennyiségben és értékben, forrásait értékben mutatja, minden év december 31-én.

A leltározás az alapítvány tulajdonában, vagy birtokában lévő eszközök és kötelezettségek állományának tényleges megállapítása. A leltározás célja a mérleg valódiságának alátámasztása, bizonylati fegyelem ellenőrzése, tulajdon védelme, a kuratórium tájékoztatása.

A leltározás előtt ütemtervet kell készíteni. Az ütemterv tartalmazza a leltározás előkészítésével, a leltárfelvétellel és az értékeléssel, valamint ellenőrzéssel kapcsolatos összes munkafolyamatot. A leltározási ütemtervet az alapítvány könyvelőjének kell elkészíteni.

Leltározási egységeket kell meghatározni, az alábbiak szerint:
műszaki berendezések, gépek,
egyéb berendezési és felszerelési tárgyak,
személyi használatra kiadott tárgyi eszközök,
pénztár.

A leltározás lebonyolítására leltározási bizottságot kell alakítani. A leltározási bizottság, melynek hatásköre az egész alapítványra kiterjed, 2 fő. A leltározási bizottság tagjai részére az alapítvány könyvelője a leltározási munka általános tudnivalóiról tájékoztatást ad.

A leltározás ellenőrzésének megszervezése az alapítvány könyvelőjének és a kuratórium elnökének a feladata. Végrehajtásáért a kijelölt ellenőrök a felelősek.

A leltározás alapbizonylata a leltárfelvételi ív, amely szigorú számadási nyomtatvány. A nyomtatványt átvételi elismervény ellenében a leltározási bizottság elnökének kell átadni. A leltárfelvételi íven előzetesen csak a sorszámot és dátumot szabad kitölteni. A leltárfelvételi ívről összesítőt kell készíteni két példányban. Az íveket és az összesítőt 10 évig meg kell őrizni.

A tárgyi eszközöknek minősülő vagyontárgyak leltározási időpontjai a következők:
ingatlanok 5 évenként,
műszaki berendezések, gépek 2 évenként,
személyi használatra kiadott tárgyi eszközöket 3 évenként kell leltározni, az adott év IV. negyedévében.

A bérbe adott, kölcsönadott tárgyi eszközöket a bérbevevő, kölcsönvevő leltározza a megfelelő előírások szerint, a másolatot az Alapítványnak megküldi. Az 50 ezer Ft alatti tárgyi eszközöket a tárgyi eszközökre vonatkozó előírások szerint kell leltározni. A tárgyi eszközöket a könyvviteli nyilvántartásokkal egyező nettó értékben kell értékelni. A "0"-ig leírt tárgyi eszközöket 0 Ft értékben kell értékelni.

A készletek, eszközök leltározásánál a személyeknek kiadott eszközöket 3 évenként egyszer a vezetett nyilvántartásokkal való egyeztetéssel leltározzuk. A csökkent értékű készleteket elkülönítve kell kimutatni. Csökkent értékű a készlet, ha megrongálódás következett be, ha eredeti rendeltetésüknek megfelelően nem használhatók. A készletek leértékelését szabályszerűen elkészített jegyzőkönyvvel kell alátámasztani, selejtezni.

Az egyéb értékek leltározásánál a házipénztár állományát az év utolsó napján kell leltározni. Kötvényt, valamint egyéb értékcikket megnevezés, darabszám, címlet és névérték szerint kell az év utolsó napjával nyilvántartással történő egyeztetéssel leltározni.

A leltározás után a könyvvitel adatait egyeztetni kell. A leltár értékelése körültekintő és szakismeretet igénylő munka. Minden egyes eszközt megfelelő azonosítás után az érvényben lévő előírások alapján kell értékelni. A leltári adat és könyv szerinti adat különbsége adja a leltár hiányt és többletet, melyeket leltártételenként, eszközféleségenként kell megállapítani. A leltárfelvétel időpontjától számított 30 napon belül a leltár adatai egyeztetni kell és a jegyzőkönyvileg megállapított különbözetek okát az egyeztetéstől számított 30 napon belül kivizsgálás útján tisztázni kell. A leltározás eredménye alapján a kuratórium elnöke indokolt esetben, határozatban dönt a személyeket terhelő leltárhiány megtérítéséről. A határozatot 60 napon belül kell írásban közölni.

Az alapítvány az éves mérlegben csak a leltárkülönbözetekkel módosított készleteket szerepeltetheti.

A leltárellenőrzésnek ki kell terjednie a leltározással kapcsolatos valamennyi munkára, különös tekintettel:
előkészítő munkára,
próbaszerű ellenőrzéssel a leltárfelvételi munkára,
a leltárfelvételi ív adatainak valódiságára,
a könyv szerinti adatok közötti különbözetek elszámolásának helyességére.

Az e szabályzatban nem szabályozott kérdésekben a számviteli törvény előírásai az irányadók.

A használhatatlanná vált vagyontárgyakat, a leltározás előtt 30 napon belül selejtezni kell.
Felesleges vagyontárgyaknak minősül:
az alapítvány tevékenységéhez már nem szükséges vagyontárgyak.
az eredeti rendeltetésének már meg nem felelő vagyontárgy, pl. korszerűbb beszerzése megtörtént.
természetes elhasználódás, erkölcsi avulás, értékcsökkenés miatt rendeltetésszerű használatra alkalmatlanná vált.

A kuratórium elnökének 3 fős selejtezési bizottságot kell kijelölni. A selejtezési bizottság a feleslegessé vált vagyontárgyakat jegyzékbe foglalja. További feladata, a használatra alkalmatlan vagyontárgyakról megállapítani, hogy hasznosíthatók-e, javaslatot tesznek a hasznosítás további módjára, vagy a megsemmisítésükre. A selejtezésről jegyzőkönyvet vesznek fel, melyben rendelkeznek a használhatatlanná vált vagyontárgyak sorsáról.

A selejtezési jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell:
az analitikus nyilvántartás szerinti azonosító számot;
az eszköz megnevezését;
az eszköz tartozékainak megnevezését;
a mennyiségi egységet;
a mennyiséget;
a feleslegessé válás okát;
a használhatóság mértékét;
a hasznosítás módjára tett javaslatot, ha van (ennek kitöltése nem kötelező);
a jegyzék készítésének időpontját;
az összeállításért felelő s kezdeményező személy aláírását;

A selejtezés lezárását követően a könyvelés a bizottság által megküldött jegyzőkönyv alapján az eszközök értékében, mennyiségében bekövetkezett változásokat, legkésőbb a leltározás előtt 5 nappal átvezeti.

Jelen leltározási és selejtezési szabályzat 2012. szeptember 3-án lép hatályba.
A szabályzat alkalmazásba vételét a fenti dátummal elrendelem.

 

                                                              Strasszer Mihályné
                                                              kuratórium elnöke

 

Download Free Designs http://bigtheme.net/ Free Websites Templates