Pénzkezelési Szabályzata
Adószám: Az Informatika 18282326-1-43
Székhely: 1195 Budapest, Batthyány u.12. 9. e. 28.
Pénzkezelési Szabályzata
Az alapítvány készpénzforgalmát a házipénztár biztosítja. A készpénz, értékcikkek kezelése, megőrzése, védelme, jelen szabályzatban foglaltak szerint kerül előírásra.
A pénzkezelési szabályzatban az alapítvány bankszámláján és a házipénztárában történő pénzkezelés módját szabályozza.
A pénzkezelési szabályzat folyamatos karbantartásáról, a benne foglaltak betartásáról, beleértve az ellenőrzés megszervezését is a kuratórium elnöke a felelős.
Az Alapítvány köteles a készpénzben teljesíthető fizetések céljára szolgáló pénzeszközök kivételével pénzeszközeit pénzforgalmi bankszámlán tartani.
Az Alapítvány pénzforgalmi bankszámlái:
Főszámla: 11708001-20565934
Pályázati Bankszámla:
Általános pénzkezelési szabályok
A házipénztár feladata
A házipénztár az alapítvány működéséhez szükséges készpénzforgalom lebonyolítására szolgál. Az alapítvány házipénztára a "kisebb értékű készpénzforgalom" kategóriába tartozik. Funkcióját tekintve többségében kisebb értékű, működéshez szükséges anyagok, eszközök vásárlásához, tanári óradíjak kifizetéséhez és esetenként tanfolyamok készpénzbeli befizetéseihez szükséges pénzforgalmat bonyolítja. Rendszeres ügyfélforgalmat nem bonyolít.
A pénzkezelés személyi és tárgyi feltételei
A pénzkezeléssel megbízott személyek
Az Alapítvány házipénztár kezelését Molnár Jánosné a kuratórium titkára látja el személyes közreműködés keretében. Pénztáros helyetteséül a kuratórium elnöke szükség szerint összeférhetetlenséggel nem vádolható személyt jelöl ki.
Házipénztár elhelyezése
A házipénztár az alapítvány telephelyén, az alapítvány által bérelt irodában működik. Az irodának helyt adó épület elektromos riasztóval felszerelt. A készpénz tárolása az irodában elhelyezett zárható vasiratszekrényben, azon belül zárható vas pénzkazettában történik. A vasiratszekrényhez és a pénzkazettához, csak a pénz kezelőjének lehet kulcsa.
A házipénztárban idegenek pénzét, vagy értékét csak a kuratórium elnöke engedélyével lehet tartani, amit elkülönítetten kell kezelni és nyilvántartani.
A házipénztár biztonságos elhelyezéséért, tűz és betörés elleni védelméért a kuratórium elnöke a felelős.
A pénz szállítása
A pénzforgalom megszervezésénél törekedni kell a készpénzkímélő megoldások alkalmazására.
Az alapítványnál történő pénzszállítás esetén, annak biztonsági követelményeiként a következő szabályok érvényesek:
200.000,-Ft-ig terjedő összeg esetén:
pénzszállító táska
1 fő pénzszállító
200.000,-Ft - 2.500.000,-Ft közötti összeg esetén
pénzszállító táska
gépkocsi
1 fő pénzszállító
1 fő pénzkísérő
2.500.000,-Ft feletti összeg esetén
pénzszállító táska
gépkocsi
1 fő pénzszállító
2 fő pénzkísérő.
Az épületen belüli pénzszállítás esetén 200.000,-Ft feletti összeg esetén 1 fő pénzkísérő szükséges.
Pénztári órák
A házipénztár az Alapítvány telephelyének nyitvatartási ideje alatt tart nyitva. Banki befizetést csak a házipénztárból lehet kezdeményezni és a banki felvételeket is a házipénztárba kell bevételezni.
A pénztár kezelésével megbízottak feladatai
Pénztáros
A pénztáros a pénztárosi teendők ellátását önállóan, teljes anyagi felelősséggel végzi. A pénztáros fő feladata a házipénztárban tartott pénz kezelése, megőrzése, a forgalom bizonylatolt lebonyolítása, a nyilvántartások és elszámolások előírásszerű vezetése.
A pénz kezelőjének feladatai:
az esetenként várható pénzforgalom kielégítésére megfelelő˙ mennyiség˙ és címlet˙ készpénz álljon rendelkezésre,
a pénztárban tartott készpénz és egyéb értékek kezelése és megőrzése,
valamennyi pénzmozgás bizonylatolása,
pénztári bizonylatok, nyilvántartások naprakész vezetése,
pénztári számfejtési feladatok ellátása,
a nála lévő szigorú számadású nyomtatványok őrzése.
A pénztárat ugyanazon időben, még kivételesen, kisegítésképpen és átmenetileg sem kezelheti több személy. A házipénztárt a pénztáros teljes anyagi felelősséggel kezeli. A pénzt és egyéb értékeket, munkaidőben is (ha nem dolgozik vele), köteles a kijelölt szekrényben zárva tartani.
A pénztáros helyettesítése esetén a pénztárat, a pénztárosra bízott összes megőrzendő értékekkel és okmányokkal együtt, azokat gondosan felsorolva, szabályszerű átadás-átvétellel kell átadni, a pénztárellenőr jelenlétében, s erről jegyzőkönyvet kell felvenni. Visszaadásnál ugyanúgy kell eljárni.
A pénztári számfejtést a pénztáros végzi. A felülvizsgált alapbizonylatok alapján, azok adataival egyezően kiállítja a Bevételi és Kiadási pénztárbizonylatokat. A pénztáros a kifizetéseket engedélyezteti.
A pénztáros tartja nyilván a megvásárolt értékpapírok bizonylatait. A naplófőkönyvi könyveléshez kapcsolódóan analitikus nyilvántartást, kell vezetni, amelyben az alábbi adatok szerepeljenek:
Értékpapír megnevezése, forgalmazója,
Megszerzés kelte,
Névértéke
Vételi árfolyama,
Kamatok felvételi ideje, mértéke,
Eladás kelte,
Eladás árfolyama.
Pénztárellenőr
A pénztári ellenőri feladatok ellátását az alapítvány megbízott könyvelője végzi.
Az ellenőr feladatai:
bevételi és kiadási pénztárbizonylatok formai és tartalmi ellenőrzése,
pénztári nyilvántartás ellenőrzése,
a pénztárjelentés, valamint a zárás adatainak számszaki és készpénz összegének címletenkénti ellenőrzése,
az ellenőrzés megtörténtének igazolása.
Az utalványozás, a kiadások teljesítésének elrendelésére a kuratórium elnöke jogosult.
Az Elnök részére történő kifizetéseket Siposné Prof. dr. Kecskeméthy Klára kuratóriumi tag utalványozhatja.
Házipénztári záró állomány mértéke
Az alapítvány pénztára az 50.000 -1.000.000,-Ft közötti záró állományú kategóriába tartozik, amely magában foglalja a napi záró pénzkészlet mellett a vasiratszekrényben esetlegesen tárolt egyéb értékeket is. Abban az esetben, ha szükségessé válik valamely okból, hogy a pénztárban átmenetileg a meghatározott értékhatárt nagyságrendileg meghaladó összegű készpénzt tároljon az alapítvány, azt csak a kuratórium elnökének előzetes engedélyével teheti. Az elnök egyidejűleg köteles fokozott biztonsági intézkedések megtételére.
Az elszámolásra kiadott pénzeszközök kezelése
Készpénz-elszámolásra előleget, csak indokolt esetben, az alábbi célokra lehet felvenni a következő címen:
kis összegű kiadásokra (max. 10.000 Ft),
beszerzésekre
utazási előlegre.
Az elszámolásra kiadott előlegekről a pénztáros nyilvántartást vezet.
A kiadott összegekkel való elszámolás határideje esetenként kerül meghatározásra, azonban az 30 napnál hosszabb nem lehet. Újabb készpénz előleget utólagos elszámolásra csak akkor lehet felvenni, ha az felvev1ő a korábbi elszámolási kötelezettségeinek maradéktalanul eleget tett. Amennyiben az elszámolás időpontja a 30 napot meghaladja, akkor a magánszemélynél kamatkedvezményből származó jövedelem keletkezik.
A házipénztári pénzkezelés ellenőrzése
A házipénztár pénzkezelését rendszeresen, legalább havonta ellenőrizni kell.
Az ellenőrzést a pénztárellenőr végzi.
A házipénztár ellenőrzésének célja annak megállapítása és rögzítése, hogy az alapítványnál betartják-e a pénzkezelési szabályzat előírásait.
Ellenőrizni kell különösen, hogy
a házipénztári nyilvántartásokat szabályszerűen vezetik-e,
a házipénztári nyilvántartásokat naprakészen vezetik-e,
megtörténik-e a szabályzatban előírt alkalmakkor a pénztárjelentés lezárása,
az elszámolásra kiadott előlegek megfelelően kerülnek-e nyilvántartásba vételre, és azok egyeznek-e a könyveléssel,
a házipénztár záró pénzkészlete alatta van-e a megengedett mértéknek.
Hamis pénz kezeléssel kapcsolatban, ha ilyen gyanúja felmerül jegyzőkönyvet kell felvenni, melyben rögzíteni kell a befizető adatait, mikor, kitől kapta a pénzt és a pénzt a jegyzőkönyvvel együtt az MNB-nak át kell adni.
Jelen pénzkezelési szabályzat 2012. szeptember 3-án lép hatályba.
A szabályzatban foglaltakat az alapítványhoz tartozó személyek tevékenységeik során kötelesek betartani. A szabályzat alkalmazásba vételét a fenti dátummal elrendelem.
Strasszer Mihályné
kuratórium elnöke